Privacyverklaring verwerking persoonsgegevens bij onderaanneming en inlening

Voor wie is deze privacyverklaring
Deze verklaring is bestemd voor de arbeidskrachten die in dienst zijn van een ander (een onderaannemer of partij die personeel uitleent) en werkzaamheden voor ons komen uitvoeren.

Waarom wij uw persoonsgegevens verzamelen
Namens onze onderaannemer of de partij van wie wij u hebben ingeleend zult u werkzaamheden gaan verrichten voor ons. In verband met deze werkzaamheden leggen wij een aantal persoonsgegevens vast. Wij leggen u graag uit waarom wij uw gegevens verzamelen. Als uw werkgever de loonheffingen of de btw niet betaalt, kan de Belastingdienst ons daarvoor aansprakelijk stellen. Om het risico hierop te beperken, moeten wij een goede administratie bijhouden. Uit die administratie moet de identiteit blijken van de arbeidskrachten die wij hebben ingezet. Voor buitenlandse arbeidskrachten moeten wij ook kunnen aantonen dat zij in Nederland mogen werken. Soms is het verwerken van uw persoonsgegevens wettelijk verplicht. In andere gevallen hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij. Door te weten wie er bij ons komt werken, kunnen wij ons aansprakelijkheidsrisico tegenover overheidsinstanties zoals de Belastingdienst beperken en oplegging van boetes op grond van de Wet arbeid vreemdelingen voorkomen. Om deze redenen bent u dan ook verplicht om uw gegevens te verstrekken. Wilt u geen persoonsgegevens verstrekken, dan mag u de werkzaamheden niet voor ons uitvoeren en zullen wij u niet toelaten tot de plaats waar de werkzaamheden plaatsvinden. Een aantal van uw persoonsgegevens ontvangen wij van uw werkgever. Het gaat om uw burgerservicenummer en in het geval van arbeidskrachten uit het buitenland soms ook om kopieën van identiteitsbewijzen. Uw werkgever is wettelijk verplicht ons deze gegevens te verstrekken. Indien sprake is van grensoverschrijdende dienstverlening waarvoor een melding moet worden gedaan bij het UWV, vragen wij uw werkgever ook om een kopie van het notificatieformulier bij het UWV (zonder kopieën van de werk- en verblijfsvergunningen). Op dit formulier zijn persoonsgegevens van u vermeld.

Wat vragen wij van u
Wij zullen u voor aanvang van de werkzaamheden vragen ons een geldig en origineel identiteitsbewijs te tonen, waaruit wij een aantal persoonsgegevens zullen overnemen. Verder willen wij ook controleren of u gedurende de periode van de werkzaamheden in Nederland arbeid mag verrichten. Daarom vragen wij u om uw verblijfs- en/of werkvergunningen. Voor onze administratie zullen wij hiervan – op advies van de Inspectie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid – een kopie maken. Ook zullen wij een eventueel aanwezige A1-verklaring kopiëren. Wij maken deze kopieën omdat wij in een later stadium tegenover overheidsinstanties willen kunnen bewijzen dat wij alleen personen met de juiste documenten te werk hebben gesteld en om ons goed te kunnen verweren tegen eventuele naheffingen en boetes.

Bewaarperiode persoonsgegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens voor de duur van 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin de werkzaamheden zijn geëindigd. Deze periode komt overeen met de periode waarbinnen wij verplicht zijn onze administratie te bewaren voor de Belastingdienst. Kopieën van identiteitsbewijzen en eventuele verblijfs- en werkvergunningen zullen wij in verband met de Wet arbeid vreemdelingen bewaren tot 5 jaar na het einde van het jaar waarin de werkzaamheden zijn geëindigd.

Verstrekking aan derden
Het is mogelijk dat wij inzage moeten geven in onze administratie of uw identiteit of recht om in Nederland te mogen verblijven en/of werken moeten aantonen aan de Belastingdienst, de Inspectie Sociale Zekerheid en Werkgelegenheid, het UWV of de Sociale Verzekeringsbank. In dat geval zijn wij genoodzaakt uw persoonsgegevens aan hen te verstrekken.

Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons verzoeken om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Vindt u dat wij onjuist omgaan met uw gegevens dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt verder in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen verwerking of ons verzoeken om wissing van uw gegevens. Dat kan uiteraard niet als het gaat om een verwerking die noodzakelijk is om een wettelijke verplichting uit te voeren. Het recht op overdracht van uw persoonsgegevens (‘dataportabiliteit’) is in dit geval niet van toepassing. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: (E. van der Werf, Tottenhamstraat 54, 7701 BP Dedemsvaart, 0523-615551, ewe@tuin.nl). Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.

(versie : 23 mei 2018)